Persondataforordningen
Vejledning til medlemmer af faglige udvalg og lokale uddannelsesudvalg - persondataforordningen
Persondataforordningen er trådt i kraft den 25. maj 2018. Med den følger nogle krav til, hvordan vi i Byggeriets Uddannelser, herunder medlemmer af de faglige udvalg og lokale uddannelsesudvalg, kan kommunikere på skrift om lærlinge i forbindelse med tvistighedssager, svendebreve mv. Der er også indført krav til, hvordan og hvor længe personlige oplysninger må opbevares og af hvem.
Mange af de oplysninger, der udveksles mellem Byggeriets Uddannelser, faglige udvalg og lokale uddannelsesudvalg, er såkaldt følsomme oplysninger. Det gælder især personnummeret, som fremgår af rigtigt mange dokumenter, men blandt andet også følgende typer af data:
- Race og etnisk oprindelse
- Politisk overbevisning
- Religiøs eller filosofisk overbevisning
- Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
- Helbredsoplysninger
- Seksuelle forhold eller seksuel orientering
Dette dokument indeholder en vejledning til, hvordan kommunikationen kan foregå, når dokumenter eller mails indeholder personnummer eller en eller flere af de ovennævnte typer af oplysninger. Både ansatte i Byggeriets Uddannelser, medlemmer af faglige udvalg samt lokale uddannelsesudvalg skal følge vejledningen i al skriftlig kommunikation.
Skriftlig kommunikation om en eller flere lærlinge
Der gælder for faglige udvalg og lokale uddannelsesudvalg én fælles procedure for skriftlig kommunikation om lærlinge, hvis kommunikationen indeholder følsomme data og/eller personnummer.
Al mailkorrespondance med denne type data skal ske via sikker mail – både i afsender- og modtagerenden. Man kan sende sikker mail til bygud@bygud.dk, men også til enkeltpersoner i Byggeriets Uddannelser. Vi foretrækker brugen af bygud@bygud.dk.
For at kunne sende en sikker mail til os, skal afsenderens mailsystem understøtte sikker mail fra NemID. Det betyder, at man typisk ikke kan sende sikker mail fra webbaserede tjenester (gmail, yahoo, hotmail mv.).
Se mere om, hvordan sikker mail til mailsystemer, der understøtter NemID, kan opsættes:
Hvis ikke man har adgang til sikker mail, er der følgende andre løsninger:
- De nødvendige dokumenter printes og sendes via brevpost.
- Den relevante medarbejder i Byggeriets Uddannelser ringes op, og informationerne gives mundtligt.
- Medlemmer af lokale uddannelsesudvalg kan bede erhvervsskolen om at sende de nødvendige dokumenter med sikker mail. Det er et led i skolens sekretariatsfunktion i f.t. de lokale uddannelsesudvalg.
I tvivlstilfælde, kontakt Byggeriets Uddannelser.
De nye regler begrænser også mulighederne for at videresende sager med fortrolige personoplysninger til andre end Byggeriets Uddannelser. Sager om tvistigheder, forlængelser mv. eller dokumenter/mails med denne type oplysninger må ikke sendes til andre end de personer, der ifølge erhvervsuddannelsesloven og bekendtgørelsen har ret til at se dem. En af de ovenfor nævnte kommunikationsmetoder skal altid anvendes.
En yderligere konsekvens er, at sager med personoplysninger fremover ikke må fremgå af mødeindkaldelser, referater og andre udvalgsmaterialer, hvis dokumenterne sendes med almindelig mail, og hvis materialerne sendes til personer, der ikke har ret til at se personoplysningerne.
Opbevaring og sletning af oplysninger
Fysiske dokumenter, der indeholder personoplysninger, skal opbevares i aflåste skabe, og må ikke ligge fremme på skrivebordet eller i en printer/kopimaskine. Mailbokse, foldere, biblioteker og/eller drev skal skærmes af, så der kun er adgang for personer, der ifølge lov og/eller bekendtgørelse har ret til at tilgå oplysningerne.
Når Byggeriets Uddannelser har modtaget dokumenter i en given sag – fx en tvistighedssag – må oplysningerne ikke længere opbevares lokalt, fx i et lokalt uddannelsesudvalg. Alle dokumenter, der kan identificere en eller flere personer, skal derfor slettes og/eller makuleres, senest når sagen er afgjort. Der må kun opbevares oplysninger lokalt, som kan bruges til statistik.
Se generelle retningslinjer for persondata for Byggeriets Uddannelser her.
Se procedurer for konkret sagsbehandling for erhvervsuddannelserne her.